Tindakan Dalam Menyusun Perencanaan

Perencanaan dalam sebuah perusahaan adakala begitu kompleks, alasannya adalah untuk penyusunan rencana tersebut meliputi banyak sekali bidang di mana tanpa kerjasama yang baik mampu menyebabkan benturan-benturan yang balasannya mampu cukup parah. Dapat kita misalkan, perjalanan suatu kereta api yang dengan tanpa adanya koordinasi yang baik, kemungkinan akan terjadi ukiran atau harus menanti terlalu usang pada simpangan-simpangan.

Menurut Terry (2007:98) dalam bukunya proses perencanaan terdiri dari 5 tahap :

a. Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan tujuan permulaan organisasi adalah bagian awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi menyerupai kompas ayang dijadikan arah abgi keputusan dan kegiatan organisasi. Perumusan tujuan harus dibentuk sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan perumusan tujuan yang bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam salah tafsir dari banyak sekali pihak atau dapat mengakibatkan salah pandangan sehingga memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi. Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan terang maka organisasi akan memboroskan sumber daya secara berlebihan. Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat administrasi dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan organisasi adalah prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan organisai adalah langkah pertama yang sangat esensial didalam penyusunan rencana, maka pemimpin/manajer harus dapat menciptakan penyusunan rencana yang efektif dan efisien. Kegagalam atau tidak merumuskan tujaun organisasi disebabkan :

1. Keengganan menetapkan alternatif tujuan. Seringkali pemimpin/manajer dihdapkan terhadap banyak sekali keukaran mengakui kenyataan bahwa tidak semua hal dapat dicapainya, hasilnya pemimpin/manajer enggan membuat akad organisasi kepada satu tujuan bila tidak tercapai maka pemimpin/manajer dihadapkan terhadap penilaian tidak sukses
2. Takut gagal. Pemimpin/manajer yang memutuskan satu tujuan biasanya takut tidak mencapainya (gagal) dan oleh alasannya itu pemimpin/manajer sering merumuskan banyak tujuan yang mau diraih. Meskipun ada menajer bertipe berani menghadapi resiko akan namun biasanya resiko sering kali disingkirkan sedapat mungkin
3. Kekurangan pengetahuan tentang organisasi. Pemimpin/manajer akan memutuskan tujuan organisasi yang tepat, bila pemimpin/manajer tidak mempunyai wawasan yang luas ihwal organisasi dan unit-unitnya. Setiap bagian (unit) memiliki keterkaitan yang luas dengan tujuan organisasi secara keseluruhan. Pemimpin/manajer mesti mengenali berbagai karakteristik unit dan organisasi secara keseluruhan agar dengan gampang dapat mengarahkan dan mengurus fasilitas dan prasarana secara efktif dan efisien
4. Kekurangan pengetahuan akan lingkungan. Pemimpin/manajer disamping mengenali lingkungan internal organisasi juga mesti emngenal lingkungan eksternal organisasi. Tanpa mengenal lingkungan eksternal organisasi, maka manajemen organisasi akan berjalan secara acak (tak terarah) dan akan gampang terhempas oelh lingkungan eksternal yang mengitarinya. Lingkungan eksternal di dunia organisasi mencakup pesaing, penyedia , sponsor, sasaran sasaran, lembaga pemerintah, penduduk luas dan lain sebagainya.
5. Kurang percaya diri.  Untuk mempunyai kemantapan terhadap tujuan organisasi,maka pemimpin/manajer dan orang-orangnya harus memiliki iktikad diri yang kuat (self confidence) bahwa ia mampu meraih tujuan yang telah di memutuskan. Apabila manajer memiliki keyakinan diri yang lemah maka akan senantiasa ragu di dalam melakukan tugasnya.

Apa yang dapat dijalankan untuk menolong pemimpin/manajer didalam merumuskan tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Pemimpin/ manajer yang pengetahuannya kurang mencukupi di bidang lingkungan eksternal organisasi memerlukan tunjangan di bidang tata cara informasi yang cukup mencukupi yang dapat ditawarkan dengan banyak sekali cara yang berlawanan-beda. Dalam acara pengembangan manajemen organisasi pemimpin/manajer akan melakukan kontak informal dari membuatkan unit. Departemen atau divisi yang berlainan-beda. Kontak informal ini menolong untuk mengenali aneka macam hal yang ada diluar organisasi dan juga meningkatkan iman diri pemimpin di dalam melaksanakan tugasnya.

Berbagai hambatan atau cemas akan kegagalan akan dapat ditekan serendah mungkin bila organisasi telah mempunyai komunikasi yang baik dan efektif dalam kaitannya dengan penyusunan planning. Bilamana perenecanaan ialah proses yang gampang diketahui maka akan lebih gampang bagi setiap individu berbagi tujuannya serta akan menemukan santunan di dalam mengembangkan rencana untuk meraih nilai tujuan. Bilamana teknik pengambilan keputusan digunakan secara meluas maka akan lebih gampang menetapkan alternatif yang diperlukan untuk meraih tujuan lainnya.

Ketakutan akan kegagalan dan kekurang yakinan diri juga dapat diperkecil melalui penataan dan penetapan tujuan yang realisitis serta berbagai cara untuk mencapainya. Pelatihan dan pembimbingan adalah langkah yang efektif di dalam mencapai tujuan organisasi. Pengakuan dan penghargaan kepada mereka yang berhasil yakni langkah kedua dan menawarkan tanggapanyang konstruktif dan mendukung dikala sasaran masih belum tercapai ialah langkah ketiga yang tidak mampu di remehkan. Perencanaan secara tidak pribadi terkait dengan pergantian dan mengimplementasikan serta mengorganisir pergeseran ialah bab peran yang penting bagi manajemen.

Banyak cara yang mesti dikerjakan oleh administrasi di dalam menghadapi banyak sekali perlawanan yang dilaksanakan oleh pihak lain atau bawahan ialah :

1. Perlu melibatkan pegawai dan golongan terkait lainnya tergolong banyak sekali pihak yang berkepentingan di dalam proses perencanaan
2. Menyediakan berita yang memadai bagi pegawai mengenai planning dan banyak sekali konsekuensi yang mungkin terjadai supaya supaya mereka mau mengetahui tentang kebutuhan akan adanya perubahan manfaat yang dibutuhkan dan apa yang diharapkan bagi implementasi yang efektif dan efisien.
3. Mengembangkan perencaan yang efektif dan efisien serta implementasi yang efektif dan efisien pula. Catatan pencarian kesuksesan iktikad diri bagi penyusun rencana dan akreditasi rencana gres.
4. Sadar akan dampak pergeseran organisasi yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang tidak diharapkan. Apabila pengenalan proses manufaktur gres mengarah terhadap pemberhentian  (pemutusan kekerabatan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus dikaitkan dengan hambatan yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka negative
5. Penetapan tujan dan skala prioritas di permulaan telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam menyususn planning harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun planning maka pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang sempurna perihal tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus menyadari  pertentangan tujuan dan mesti pula menyediakan pengukuran tujaun sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi. 

Berbagai aspek yang harus diamati di dalam penetapan tujan dan prioritas mencakup :

1. Skala Prioritas Tujuan: Yang dimaskud skala prioritas yakni urutan kepentingan dari tertinggi hingga paling rendah. Skala prioritas memegang peranan yangsangat penting alasannya adalah skala prioritas ini akan menawarkan perhatian yang penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang diutamakan ialah yang memiliki prioritas utama (paling penting). Skala prioritas tujuan organisasi menawarkan tahapan yang hendak dicapai yang diubahsuaikan dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan bahaya organisasi. Karena penetapan skala prioritas yaitu keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi kesusahan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang hendak membicarakan skala prioritas tersebut.
2. Kerangka Waktu Tujuan: Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu diterangkan bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan langkah-langkah ialah kumpulan gerak sehingga langkah-langkah akan lebih banyak waktu yang diharapkan dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak eksklusif merujuk pada kegiatan organisasi yang diarahkan oleh aneka macam tujuan yang berlainan dan sungguh tergantung terhadap durasi (penyelesaian) tidankan yang dijadwalkan. Tujuan jangka pendek mampu diraih dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun keterkaitan prioritas dan waktu sungguh akrab dan keterkaitan itulah maka mampu menetapkan sebuah definisi ihwal suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan waktu mampu menjadi manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga menghasilkan kinerja yang efektif pula. 

Dari ukuran (dimensi) waktu maka kinerja organisasi akan mampu dikenali apakah organisasi tersebut telah melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini pula maka walaupun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek, menengah dan panjang aka namun ketiganya bekerjsama mempunyai satu kesatuan yang utuh, alasannya ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh sebab itu perhatian manajemen sebuah organisasi tidak dibenarkan cuma berkonsentrasi pada salah satu unsur waktu saja.

1. Konflik Diantara Tujuan: Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak yang berkepentingan dan banyak sekali pihak yang berkepentingan atas organisasi mempunyai aneka macam otoritas yang berlawanan-beda dari mulai lemah hingga yang kuat. Yang besar lengan berkuasa mempunyai efek yang besar bagi perkembangan dan kinerja prganisasi. Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka tidak menutup kemungkinan akan terjadi pertentangan tujuan organisasi. Oleh karena itu, administrasi dituntut untuk membuat keputusan yang bijak biar pihak yang berkepentingan tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi lazimnya tidak akan menolaknya dan administrasi mesti mempertimbangkan berbagai kepentingan dan pemusatan dari berbagai kalangan berkepentingan yang berbeda-beda.
2. Pengukuran Tujuan: Tujuaan organisai mesti mampu dikenali dan diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya, banyak orang percaya bahwa tujuan spesifik yang gampang diukur akan dapat memajukan kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam kaitannya dengan pengukuranini yang mesti diperhatikan yakni di bidang apa yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta sistem apa yang dipakai di dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja administrasi yan efektif memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan.

b Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil mencapainya dan banyak sekali aspek apa yang kuat ? pertanyaan ini tentunya sangat terkait dengan suasana sekarang atau situasi sedang berlangsung. Pemimpin/manajer mesti menyadari bahwa suasana dan kondisi kini sungguh dipengaruhi oleh situasi dan keadaan sebelumnya dan posisi sekarang sangan dipengaruhi akan mensugesti situasi dan keadaan yang mau datang. Oleh alasannya adalah itu mengenal suasana dan kondisi kini sungguh penting artinya bagi seorang pemimpin/manajer dan dari data masa lalu hingga pada posisi sekarang ialah petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang sudah dilaksanakan sudah berlangsung efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn penyusunan rencana untuk masa yang mau datang.

c. Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan yang disusum dan hambatan apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal perlindungan dan kendala maka pemimpin/manajer akan mampu mengantisipasi sedini mungkin wacana banyak sekali hal yang mau terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk) sampai terhadap kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan perhatiannya terhadap berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan terhadap kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan pemimpin/ manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala kemungkinan terjelek dan terbaik harus mampu dicantumkan di dalam penyusunan penyusunan rencana. Pemimpin/manajer mampu memakai pendekatan terendah dan tertinggi (high and lawa point method) atau memakai teerjelek dan terbaik (the worts and the best method).

d. Mengembangkan Premis Peerencanaan
Yang dimaksud premis disini yaitu asumsi perihal lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang berubah akan sangat mensugesti acara organisasi, memaksa pembiasaan operasi berjalan dan perlu peninjauan wacana segala tatanan yang ada dalam organisasi. Pemimpin/manajer yang jago akan selalu berupaya memanfaatkan sumber isu yang tersedia guna mengantisipasi dan mempersiapkan metode yang sempurna untuk diubahsuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu, sebelum pemimpin/manajer menyusun planning sebaiknya pemimpin/manajer telah membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang hendak di susun. Peramalan akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun planning sebab peramalan akan menunjukkan sinyal dini bagi manajer.

6. Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun perencanaan berlum dilaksanakan akan namun semestinya sistem pengawasan yang akan dikerjakan sudah ditetapkan apalagi dahulu. Didalam metode pengaawasan telah dperhitungkan berbagai masalah dan hambatan di lapangan serta banyak sekali cara menanggulanginya, jka tata cara pengawasan tidak disediakan apalagi dahulu maka terjadi permasalahan atau hambatan di lapangan maka sistem pegawasannya cenderung kurang sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis berkelanjutan dan pengukuran operasi nyata terhadap standar yang dikembangkan dan di rumuskan di dalam proses penyusunan rencana.

Demikianlah ulasan singkat para hebat tentang Langkah-Langkah Dalam Menyusun Perencanaan, biar postingan ini berfaedah untuk pembaca.

Share